Ohjelmanhankkimisen jalo taito

Kunnollisen con-ohjelmiston kokoonhaaliminen ei useimmiten ole mikään nopea urakka. Varsinkin jos ohjelmalle on tilaa paria salia enemmän ja con kestää koko viikonlopun, tulee ohjelmaa tapahtumaan helposti 50+ tuntia. Tällaista ohjelmistoa ei kyhätä kasaan ihan viikonlopussa. Lisäksi ohjelman haaliminen on aktiivinen prosessi. Jos vain tekee conin www-sivuille ohjelmahuutelon ja uskoo sillä pärjäävänsä, on conin ohjelmisto yleensä kovin vähäistä. Hyvään ohjelmistoon tarvitaan aktiivinen ohjelmavastaava tai -tiimi, ja kohtuullisen paljon työtä. Ohjelmaa coniin saa nimittäin parhaiten hankkimalla sitä itse.

Aktiivinen rekrytointi

Conin ohjelmaa mietittäessä on siis syytä muistella vanhoja tapahtumia ja tutustua menneiden conien ohjelmistoihin. Mikäli jossain tapahtumassa on ollut hyvää ohjelmaa tai hyviä puhujia kannattaa miettiä mitä ohjelmistoa tai ohjelmanpitäjiä sieltä haluaisi omaan tapahtumaansa. Kun halutut ohjelmanumerot ja yksittäiset ohjelmanpitäjät on ainakin alustavasti mietittynä, alkaa sitten yhteystietojen etsiminen. Joissain tapauksissa moinen on helppoa. Esimerkiksi Cosplayohjelman suunnittelussa voi pyytää apua Cosplay Finland Tourilta ja Final Fantasy Fightejä järjestää ainakin Visual Gay. Yksittäisten luennoitsijoiden, panelistien ja muiden kohdalla yhteystietojen metsästäminen voi kuitenkin olla vaikeampaa. Kannattaakin ottaa yhteyttä aikaisempien tapahtumien ohjelmavastaaviin, mikäli vaan heidän yhteystietonsa yhä tapatuman sivuilta löytyvät, ja kysellä ohjelmanpitäjien yhteystietoja.

Sitten kun yhteystietoja alkaa olla on aika ottaa yhteyttä ohjelmanpitäjiin. Ensimmäinen yhteydenotto kannattaa yleensä pitää kohtuullisen lyhenä. Kun muistaa olla kohtelias ja keskittyy olennaiseen, tulee ohjelmanpitäjälle hyvä ensivaikutelma uuden tapahtuman järjestäjistä. Ensimmäisessä yhteydenotossa kannattaa olla mainittuna ainakin:

  • Kuka oikein on ja mitä tahoa edustaa
  • Mistä sai yhteystiedot, mikäli jokin aikaisempi con ne antoi
  • Totta kai pyyntö siitä, että henkilö tulisi coniin pitämään ohjelmaa
  • Minkä takia haluaa juuri kyseisen ohjelmanpitäjän omaan tapahtumaansa
  • Lupaus olla mukana ideaoimassa ohjelmaa mikäli tarvetta
  • Jonkinmoinen lyhyt tapahtumakuvaus

Esimerkiksi tällainen kirje voisi olla ihan jees:

hei!

Olen Olli Otaku, Jokuconin ohjelmavastaava. Sain yhteystietosi Toisconin ohjelmavastaava Matti Mangamieheltä.

Haluaisimme Jokuconiin paljon hyvää animeaiheista ohjelmaa; kiinnostaisiko sinua järjestää meille ohjelmaa? Näin itse Toisconissa pitämäsi luennon aiheesta Pohjois-pohjanmaan väestökehitys 1970-2000 ja yaoi, mikä oli mielestäni todella hyvä. Olisi kiva, jos voisit tulla myös Jokuconiin pitämään yhtä hienon luennon. Voimme vaikka miettiä Jokuconiin sopivia aiheita yhdessä, mikäli sinulla ei ole jotain jo suunnitteilla.

Jokucon on Takahikiällä 29-30.2.2011 järjestettävä ilmainen animetapahtuma, johon odotetaan tulevan 200 – 500 kävijää. Tapahtuma järjestetään ensimmäistä kertaa, ja tapahtumapaikkana on Takahikiän lukio.

– Olli Otaku

Siitä voi sitten taittaa peistä vaikka loputtomiin, missä järjestyksessä nuo tiedot viestissä ovat. Samoin siitä, mitä kaikkea muuta viestiin voi lisätä. Jotkut ohjelmanjärjestäjät ottavat mielellään vastaan toiveita siitä, mistä aiheesta heidän halutaan ohjelmaa tekevän, mutta toiset eivät. Samoin, jos tapahtumallasi on jokin tietty teema, kannattaa teema mainita viestissä. Myös ohjelmanjärjestäjille annettavia etuja voi mainita. Jos ja kun viestiin tulee myöntävä vastaus, voi sitten ruveta keskustelemaan tarkemmin siitä, mitä ohjelmasta oikein kyseisen tekijän tapauksessa tulee.

Mainonta

Vanhoissa tapahtumissa kyntensä näyttäneissä ohjelmanjärjestäjissä on se hyvä puoli, että heidän ohjelmansa tasosta voi olla jotakuinkin tietoinen etukäteen. Aktiivisella rekrytoinnilla kuitenkin harvemmin saa mukaan uusia ohjelmantekijöitä, joten kannattaa harrastaa myös mainontaa. Jokaisen conin käyttämä perusjuttu on ohjelmahuutelo, eli julkinen ohjelmanumeroiden hakeminen tapahtumaan. Moinen yleensä tehdään ainakin tapahtuman verkkosivujen kautta. Mainostusta voi tehdä myös muualla, kuten esimerkiksi muissa tapahtumissa, internetin keskustelupalstoilla, sähköpostilistojen välityksellä, ja niin edelleen.

Perusmuodossaan mainos sisältää tiedon siitä, että con haluaa ohjelmaa, ja joskus myös lyhyen kuvauksen siitä minkälaisesta ohjelmasta ollaan kiinnostuttu. Mainittuna on myös tapa, jolla kiinnostuneiden halutaan ottavan yhteyttä. Yleensä yhteydenotot on otettu esimerkiksi sähköpostitse ohjelma@jokucon.fi -tyyliseen osoitteeseen, tai sitten vaikkapa webbiformin kautta.

Kummallakin esimerkillä on puolensa. Sähköposti on kaikille tuttu, ja lähettäjällä on varma tieto siitä, että hänen ohjelmaehdotuksensa menee suoraan jollekin oikealle ihmiselle. Toisaalta sähköposti on aina vapaamuotoinen, joten ohjelmaehdotuksia voi tulla hyvinkin yksityiskohtaisista yhden rivin “mä voisin tehdä jotain…” -viesteihin. Webbiformiin voi eri kenttien avulla määritellä helposti mitä tietoja ohjelmaehdotuksista haluaa. Toisaalta jotkut voivat kokea webbiformin persoonattomampana eivätkä ole varmoja menevätkö lähetetyt formit suoraan jollekin ihmiselle vaiko johonkin tietokantaan tai vastaavaan.

Mikäli muita mainostuskanavia kuin conin omia www-sivuja käytetään, on mainoksissa yleensä suunnilleen sama tieto kuin verkkosivuilla, ja lisäksi linkki kyseiselle sivulle, jonka kautta kiinnostuneet voivat hakea lisätietoja tai ottaa yhteyttä.

Mainonnan kanssa kannattaa myös olla varovainen. Mikäli haluaa tapahtumaansa uusia ohjelmanpitäjiä, tulee kynnyksen ehdottaa omaa ohjelmanumeroaan tapahtumaan olla mahdollisimman alhainen. Monesti ensikertalaisilla kun on erittäin suuri kynnys lähteä ylipäätään ehdottamaan yhtään mitään. Täten mainoksen pitäisi olla houkutteleva, ja yhteydenottotavan helppo. Koitanpa tässä tehdä esimerkin:


Jokucon tarvitsee ohjelmaa!

Hei! Tule sinäkin mukaan tekemään jokuconista ainutlaatuinen kokemus! Coniin on tarkoitus tulla kaikenmuotoista ohjelmaa animesta, mangasta ja yleensäkin japanilaisesta populaarikulttuurista pitävälle yleisölle. Mikäli ohjelmanteko kiinnostaa, ota meihin yhteyttä ja kerro minkälaista ohjelmanumeroa olet suunnittelemassa. Voimme sitten yhdessä katsoa kuinka sovitamme ohjelmasi Jokuconiin. Conin ohjelmasuunnittelu on nyt käynnissä, ja olemme kiinnostuneita kaikista ohjelmaehdotuksista. Jokuconin ohjelmasta vastaa Olli Otaku, jota avustamassa ovat Tiina Tussinkuluttaja ja Harri Hikikomori.

Ota yhteyttä osoitteeseen ohjelma@jokucon.fi.

Alkuun tuossa kehun omaa tapahtumaani, koska hyvään tapahtumaan on kivempi tulla tekemään ohjelmaa kuin huonoon. Sitten otan vielä maailmaasyleilevän asenteen, jotta kenellekään ei tule sellainen olo että oma ohjelmaehdotus ei muka sopisi tapahtumaan. Sitten yritän rohkaista mahdollisia ohjelmanpitäjiä lupaamalla conin puolesta tukea ja apua ohjelmanumerolle. Lopuksi vielä yritän vihjaista, että haluamme yhteydenottoja mahdollisimman nopeasti, ja että kaikki ehdotukset pääsevät varmasti ainakin harkintaan.
Lopuksi vielä kerron keitä ohjelmasta päättävään conitean osaan kuuluu.

Tuossa on monta asiaa, jotka eivät välttämättä kaikkia uusia – tai vanhoja – ohjelmantekijöitä innosta. Vaikkapa maailmaasyleilevä asenne ei välttämättä ole kaikille pelkästään hyvä asia. Esimerkiksi niidel on rummuttanut tapahtumien erikoistumisen puolesta eikä siksi välttämättä kiinnostu taas yhdestä geneerisestä animutapahtumasta. Kaikkien miellyttäminen on kuitenkin mahdoton tehtävä. Kannattaa siis tehdä mainos siten, että se miellyttää itseään, ja uskoo että sen avulla voi saada tapahtumaansa ohjelmaa.

Joitain yksityiskohtia kuitenkin kannattaa muistaa. Esimerkiksi varsinkin ensimmäisellä kerralla kannattaa pitää ohjelmaehdotuksen lähettämisen kynnys hyvin alhaalla. Tässä maassa on jo monta animetapahtumaa, joten ohjelmantekijöistä ei ole runsaudenpulaa. Lisäksi kannattaa muistaa, että ohjelmantekijät ovat faneja ja harrastajia siinä missä coniteakin, joten heitä kannattaa kohdella tasavertaisina. Lisäksi ainakin itseäni ilahduttaa, mikäli tiedän keiden kanssa olen tekemisissä, ja muutenkin jos ohjelmanjärjestäjänä koen saavani henkilökohtaista palvelua.

Inspiraatio

Lopuksi vielä kerron mistä sain idean tämän jutun kirjoittamiseen: Bakaconin ohjelmahuutelosta. Siinä on tehty kaksi asiaa toisin kuin miten itse tekisin.

Ensinnäkin, ohjelmasivulla kehoitetaan hakemaan ohjelmanjärjestäjäksi. Bakacon ei pyydä lähettämään ohjelmaehdotuksia tai ilmoittautumaan ohjelmanjärjestäjäksi, vaan he pyytävät hakemuksia. Ja hakemisella on ainakin itselleni sivumerkityksiä, joita ehdottamisella tai ilmoittamisella ei ole. Hakeminen tuo mielen tilanteen, jossa hakija pyytää hakemuksen käsittelijältä jotakin, tässä tapauksessa lupaa tulla mukaan tekemään ohjelmaa. Hakija on siis selvästikin alisteisessa asemassa. Hakemisesta tulee myös mieleen se, että hakemus voidaan hylätä. Asiaa vielä Bakaconin sivulla vahvistaa heitto siitä, että hylsyistä kerrotaan hylkäysperuste. Vastaavasti ehdotus on mielestäni enemmänkin tasavertaisten välinen juttu, ja ilmoituksessa ilmoituksen vastaanottajalla ei ole varsinaisesti valtaa tehdä muuta kuin kuitata ilmoitus saaduksi.

Käytännössähän sanamuoto ei vaikuta pätkääkään siihen, miten conin ohjelmaryhmä toimii tai conin lopullinen ohjelma valitaan. Ehdotetun tai ilmoitetun ohjelmanumeron voi hylätä ihan samalla tavalla kuin haetunkin. Sanoilla on kuitenkin nyanssiero, jolla voi olla iso vaikutus ensivaikutelmaan. Minulla ensimmäinen ajatus tuon sivun nähtyäni oli suunnilleen “Hakea ohjelmajärjestäjäksi? Mitä vattua?”.

Toiseksi Bakacon haluaa ohjelmaehdotukset omaan webbihärpäkkeeseensä. Eli jättääkseen ohjelmaehdotuksen on luotava itselleen käyttäjätunnus ja salasana, ja vasta sitten pääsee katsomaan millaisella webbiformilla tai vastaavalla ohjelmaehdotuksen voi jättää. Moisen käyttöön ainakin minulla on korkea kynnys, verrattuna sähköpostin lähettämiseen tai suoraan näkyvissä olevan webbiformin täyttämiseen. No, onhan ne sähköpostiosoitteet siellä mainittu, mutta sivu on kirjoitettu siten, että se ei ainakaan rohkaise lähettämään ohjelmaehdotuksia sähköpostitse.

Lopuksi haluan vielä pyytää anteeksi Bakaconin conitealta. Oikean tapahtuman käyttäminen julkisesti varoittavana esimerkkinä ei ole kivaa.

Explore posts in the same categories: Conit, Järjestäminen, Ohjeet ja neuvot

4 Comments on “Ohjelmanhankkimisen jalo taito”

  1. Tsubasa Says:

    Eiköhän se nyanssiero ole ihan tarkoituksellinen. Ohjelmatarjouksiahan tulee joka tapauksessa siinä määrin runsaasti, että on ohjelmavastaavalle helpompaa jos ne noloimmat karsiutuvat pois jo ennen yhteydenottoa eikä niitä tarvitse enää erikseen hylätä…

    Minua ahdistaisi enemmän jos conin ohjelmarekrysivusta tulisi sellainen olo, että mikä tahansa kelpaa ilman mitään suodattamista. Siinä voisi muutamaan kertaan tulla mietittyä onko coni sellainen, että sille viitsii itseään edes ylipäätään tarjota.

  2. nixu Says:

    Nyt kyllä nauran melkein vedet silmissä.

    Tai sitten sulle tsubasa on tullut huomattavasti huonompitasoisia ohjelmaehdotuksia kuin mihin itse olen törmännyt. Jos yhden rivin “olis kiva jos conissa olis…” -tyyliset jutut jättää pois niin muistan viimeisen kuuden vuoden ajalta tasan yhden ohjelmaehdotuksen joka on suoralta kädeltä joutunut roskakoriin. Muuten coniteahommissa näkemäni ehdotukset ovat olleet tasoltaan ihan käyttökelpoisia. Eli mielestäni kynnyksen nostamiseen ei ole mitään syytä, koska nykyäänkin ohjelmaehdotusten yleistaso on hyvä.

    Jos oman tapahtuman ohjelmaa haluaa jotenkin profiloida lienee se parempi tehdä ohjeistamalla minkälaista ohjelmaa halutaan, sen sijaan että tekisi yhteyden ottamisesta vaikeampaa tai asettaisi itsensä jotenkin ohjelmantekijöiden yläpuolelle.

    Uteliaille kerrottakoon että roskakoriin heitettiin 2004 Animeconiin ehdotettu tappelukehä, johon olisi voinut mennä ihan oikeasti tappelemaan muiden kävijöiden kanssa.

  3. Tsubasa Says:

    Naura kaikin mokomin. Mutta ilmeisesti olemme sitten järjestäneet kovin erilaisia coneja.

    Tai sitten kyse on ohjelmavastaavan, tai kuka ikinä ehdotuksia sitten vastaanottaakaan, kriteereistä tai viitsimisen määrästä selvittää minkä sortin asiantuntemusta ja valmistautumista ehdotuksien takaa löytyy. Tiedä häntä onko esimerkiksi Animecon 2008:n ohjelmavastaava ollut kovin ylpeä siitä että näytti vihreää valoa yaoipaneelille, kun näki lopputuloksen…

  4. Jussi Nikander Says:

    Toi ei enää liity pätkääkään siihen, miten ylhäälle tai alhaalle yhteydenottokynnys pannaan, vaan ohjelmavastaavan muuhun toimintaan.